"共通目標"がチームをひとつにする

事例を通してノウハウの共有と営業プロセスの可視化を目指す「ベストプラクティス」。

第29回目は管理部の大澤さん、田村（由）さんにお話を伺いました。人手不足で業務過多に悩んでいた管理部ですが、人員を増やすのではなく、複数名体制による業務分担を行うことで、業務フローの見直しや一人ひとりのスキルアップに繋げることが出来ました。ぜひ最後までご覧ください。

― 今回の取り組みについてお聞かせいただけますか？

大澤）（以下、大）管理部内（経理・人事・総務）で一人しかできない業務を無くし、どの業務も必ず二人以上が対応できるチーム作りを、数年かけて取り組んでいます。

管理部の業務は大きく分けて経理、人事、総務の3つで構成されています。経理業務は、「支払業務（仕入・経費）」や「仕入会計処理」、「得意先への請求業務」や「経費計上業務」など多岐にわたります。人事業務は、「勤怠給与計算業務」や「労務手続き業務」が中心で、その他に総務の担当と分かれています。

私が入社した2017年当時は、赤城さんが経理の経費計上業務と人事業務を兼任し、内門さんが支払や仕入会計処理を担当、私が経理の請求業務と立替経費精算を担当していました。各業務に対して、担当が一人しかいないという状態であったため、担当者が不在にすると社内からの問い合わせがあっても回答できず、関係者に多大なご迷惑をおかけしていました。また、管理部内でもフォロー体制が不十分なため、休暇取得も難しく、業務に関する相談や効率化のための意見交換も難しい状況でした。

― 今回の取り組み後、どのような状態になることを目指しましたか？

大）今回の取り組みでは、“各業務にメイン担当とサブ担当を配置し、メイン担当が不在でも業務が滞りなく遂行できる体制”を目指しました。異なる分野の業務を理解することで、よりスムーズな連携を実現するのと同時に、多様な視点から業務を捉えられるようになり、個人のスキルアップにも繋げることが出来る。この取り組みから、管理部全体の活性化にも繋げていきたいという想いが強くありました。

― 具体的にはどのようなプロセスで進んでいったのでしょうか？

大）2021年2月末時点の総務経理部（現在の管理部）では、各業務の担当者が不在になると業務が滞ってしまう状態でした。そのため、2024年2月に定年を迎えられる内門さんが担当されていた業務から、複数名体制への移行を優先的に進めることにしました。

大）2024年現在の管理部は、各業務の引き継ぎを完了して新たなメイン担当が着任し、当時のメイン担当はサブ担当へ移行することで、各業務を2名体制で対応できるようになりました。

― 引き継ぎの中で工夫したポイントについてお聞かせいただけますか？

大）メイン担当とサブ担当で相談しながら、今までのトレースではなく「業務のやり方を見直すこと」に注力したのは、新たな体制づくりを進めやすくしたポイントだと思います。そして、引き継ぎは欠員が出てから始めるのではなく、「いまのメンバー間での最適な環境」を目指すために十分な時間を設けること。管理部の仕事は、1ヵ月を目安に対応することが多いため、引き継ぎも1～2ヵ月を目安に独り立ちできるよう、スケジュールを組み立てました。


また引き継ぎにおいて、誰が見ても分かるようにマニュアル化していくことも大切です。特に請求業務と人事業務では、Teachme Bizを部内での引き継ぎ用マニュアルとして活用しています。自分が引き継いだ時に抱いた疑問は、相手も同じように思うはずなので、そういったことも忘れないように言葉にしていくと良いと思います。

― 経理・人事・総務という専門的な仕事を引継ぐ際に苦労したことはありますか？

田村）（以下、田）特に、私が引き継いだ“人事”業務は、専門知識がかなり必要で、経理の知識がないと気づけないミスも多々あるのだと、担当になってから気づくことがいくつもありました。もちろんマニュアルはありましたが、法に関わる業務であるため、その背景を知らなければ変更されたときに情報の更新が出来ないのです。人事業務に限ったことではないですが、常に情報を取りに行くという姿勢は改めて大切であると感じました。


大）別分野の担当業務も理解していたほうがスムーズに進むことが多いため、メンバー全員が「共通の知識を持っていたい」という気持ちもあり、新たな体制づくりに対する提案はすぐに賛同していただけました。
人手が足りない時に担当業務と並行して行う引き継ぎは苦労しますが、「現状の業務を改善する」という視点で捉えると、優先的に取り組めるようになります。引き継ぎをする側も受ける側も、その業務に対して効率化を図れる箇所はないかと、新たな視点を持ちながら進めるようにしていたため、業務フローを見直すことが出来ました。今回の体制づくりを通じて、管理部全体のレベルアップと個人の成長に繋げられたと思います。

― 複数名体制を実現させた管理部が、今後目指すべき目標はありますか？

田）管理部だけでなく、他の部署にもこの体制を展開できたらいいなと思います。

大）体制を整えた結果、管理部内の働きやすさは格段に向上しました。管理部はすべての部署と密な関わりのある部署のため、会社全体が働きやすい環境に整備していきたいです。総務業務に関しては、今までちゃんとした体制が作られていなかったため、今後は森原さん、中山さん、中村（裕）さんを筆頭に、社内環境を整えていきたいと思っています。

― 皆へのメッセージをお願いします。

田）教えられたことをそのまま受け取るのではなく、自分で考えて消化することで、その業務の改善にも繋がると思います。また、質問をするときもただ漠然と聞くのではなく、疑問点の背景まで考えて質問をすると、教える側も教わる側もより深い理解を得て、双方の成長に繋がるのではないでしょうか。積極的に学び、考え、行動することで、自分自身の成長を実感できるだけでなく、組織全体の活性化にも貢献できるはずです。


大）メイン担当が不在でもサブ担当が対応できるようになったため、社内の問い合わせへ迅速に対応できるようになったこと、そして、その業務を理解している仲間がいることで仕事に対する不安も減ったように感じます。今回の経験を通じて、業務に対する理解者の存在がいかに重要かを実感しましたね。体制を整えたことで出来ることも増えてきましたので、社内でのお困りごとがありましたら、いつでも管理部へご相談ください。